Características y funciones de Excel más importantes

Excel es un gran almacén de datos. Permite organizarlos fácilmente tecleándolos en las celdas dispuestas en las hojas de cálculo.

En una hoja puede haber cientos e incluso miles de filas y columnas divididas en celdas. Al poder trabajar en diferentes hojas, podremos contar con enormes cantidades de datos en poco espacio.

Además, puedes gestionar estos datos fácilmente desde el teclado de tu ordenador al agruparlos, borrarlos, cambiarlos de celda, exportarlos a otra hoja de cálculo y más.

Desde Excel podremos realizar una variedad de operaciones aritméticas como sumar, restar, multiplicar o dividir. Para indicar que vamos a calcular una operación solamente hay que escribir al principio el signo de la igualdad (=).

Dentro de esta característica, un aspecto muy interesante es el de poder hacer referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro de los cálculos. Esto es lo que se conoce como «referencia».

Las funciones de Excel son fórmulas ya predefinidas que realizan cálculos gracias a una serie de valores específicos y siguiendo un determinado orden.

Cada una de las funciones de Excel tiene una sintaxis definida, esto es, un orden que debe cumplirse para que el resultado sea el correcto. La función se escribe de la siguiente manera:

• En primer lugar, se debe insertar el signo de la igualdad (=).
• Después, hay que seleccionar la función, cada una de las cuales tiene un código específico.
• Finalmente, se deben introducir los argumentos de la fórmula, es decir, agregar los datos que se necesitan para llevar a cabo el cálculo.

En cada una de las celdas puede haber únicamente una fórmula, pero cada fórmula puede contener múltiples funciones. Ejemplo:

• =SUMA(A2:A10)

Esta función devolverá el valor de sumar los números que se encuentran en esas celdas.

¿Cuántas categorías de funciones existen en Excel?

Cada una de las funciones de Excel están asignadas a una determinada categoría, por eso las posibilidades son variadas. Las categorías que agrupan a las funciones son las siguientes:

• Funciones de compatibilidad
• Funciones de cubo
• Funciones de base de datos
• Funciones de fecha y hora
• Funciones de ingeniería
• Funciones de información
• Funciones lógicas
• Funciones de búsqueda y referencia
• Funciones matemáticas y trigonométricas
• Funciones estadísticas
• Funciones de texto
• Funciones definidas por el usuario instaladas con complementos
• Funciones web

Las tablas dinámicas en Excel sirven para calcular, resumir, filtrar y destacar datos insertados en una hoja de cálculo. A través de estas tablas es posible filtrar gran cantidad de información simplemente trabajando con las columnas de la hoja de trabajo.

Gracias al uso de las tablas dinámicas es posible crear, a partir de los datos filtrados, diferentes tipos de informes aplicando diferentes perspectivas.

Para muchos usuarios esta característica de Excel puede resultar un tanto compleja, sin embargo, el uso habitual de las mismas demuestra que son mucho más prácticas de lo que parece.

Con Excel también puedes crear macros. Estos se encargan de hacer un registro de una secuencia de comandos, de modo que puedan ser ejecutadas de forma automática por parte del usuario.

La creación de macros utiliza el lenguaje Visual Basic for Applications (VBA) y gracias a ello es posible ejecutar comandos sencillos o añadir nuevas funciones.

La utilización de macros en Excel tiene sus ventajas. Por ejemplo, se reduce la tasa de errores, disminuye el tiempo de trabajo y hace que Excel sea aún más funcional.

En las últimas versiones de Excel se ha mejorado mucho la posibilidad de descargar plantillas ya diseñadas que permiten realizar diferentes trabajos de forma sencilla. Es así que podemos encontrar plantillas para calcular facturas, listas de todo tipo, presupuestos y más.

Esta utilidad es conveniente tanto a nivel doméstico como a nivel de negocio, pues no es necesario configurar nada previamente. Sin embargo, en el caso de grandes empresas, dado el volumen de datos que gestionan, esta funcionalidad puede quedarse corta. Aun así, es una característica que no hay que dejar pasar.

Las celdas forman parte de las plantillas de Excel y es el espacio en el cual se introduce la información para realizar cualquier tipo de trabajo.

Se disponen de manera vertical y horizontal en filas y columnas. Están numeradas tanto en la parte superior como en la parte inferior para que sea más fácil identificarlas.

Tan solo tienes que hacer un simple clic dentro de la celda para poder comenzar a introducir la información.

Las hojas de trabajo se utilizan para almacenar diferentes datos con relación entre sí, siendo la unidad básica de almacenamiento que ofrece Excel. Cada una de las hojas se pueden nombrar y varias de ellas pueden formar lo que se conoce como «libro de trabajo».

Los libros de trabajo son muy útiles para organizar las hojas que se van creando y agruparlas por temáticas.

La creación de gráficos es una de las funciones más utilizadas de la aplicación. Es muy útil para representar valores de una manera más visual. Con Excel se pueden hacer los tipos que se mencionan a continuación:

• Barras o columnas
• Circular
• Áreas
• Líneas
• Dispersión
• Combinado
• Araña
• Estadístico
• Cascada
• Jerarquía