Cómo convertir de PDF a Excel

A menudo nos encontramos con la necesidad de convertir tablas contenidas en archivos PDF a hojas de cálculo de Excel para poder manipular y analizar los datos. Si bien existen programas y sitios web que ofrecen esta funcionalidad, en ocasiones preferimos evitar el uso de software de terceros o servicios en línea por motivos de seguridad, privacidad o simplemente comodidad. En este artículo, te mostraremos cómo convertir tablas de archivos PDF a Excel sin utilizar programas ni sitios web externos.

Método 1: Copiar y pegar tablas de un PDF a Excel

Una de las formas más sencillas y rápidas de pasar tablas de un archivo PDF a una hoja de cálculo de Excel es utilizando la función de copiar y pegar. A continuación, te explicamos cómo hacerlo paso a paso:

1. Abre el archivo PDF en un visor de PDF, como Adobe Reader, Foxit Reader o cualquier otro programa que tengas instalado en tu computadora.

2. Encuentra la tabla que deseas copiar en el archivo PDF y selecciona cuidadosamente el contenido de la misma. Es importante que la selección incluya únicamente el contenido de la tabla para evitar problemas de formato al pegarlo en Excel.

3. Una vez que hayas seleccionado la tabla, haz clic derecho y elige la opción "Copiar" o utiliza la combinación de teclas "Ctrl+C" en Windows o "Cmd+C" en macOS.

4. Abre Microsoft Excel o cualquier otro programa de hojas de cálculo compatible que tengas instalado en tu computadora.

5. Crea una nueva hoja de cálculo o abre una existente donde quieras pegar la tabla.

6. Haz clic en la celda donde deseas que comience la tabla copiada. Asegúrate de que haya suficiente espacio en la hoja de cálculo para acomodar la tabla.

7. Haz clic derecho en la celda seleccionada y elige la opción "Pegar" o utiliza la combinación de teclas "Ctrl+V" en Windows o "Cmd+V" en macOS.

8. La tabla debería aparecer en la hoja de cálculo con un formato similar al del archivo PDF. Es posible que necesites ajustar el tamaño de las columnas, las filas o el formato de las celdas para que coincida exactamente con el original.

Método 2: Utilizar la función "Texto en columnas" de Excel

Si el método de copiar y pegar no funciona correctamente debido a problemas de formato o separación de datos, puedes utilizar la función "Texto en columnas" de Excel para dividir y organizar los datos copiados del archivo PDF. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

1. Sigue los pasos 1-3 del método anterior para copiar la tabla del archivo PDF.
2. Abre Microsoft Excel o cualquier otro programa de hojas de cálculo compatible y crea una nueva hoja de cálculo o abre una existente.
3. Selecciona la celda donde deseas comenzar a pegar la tabla y pega el contenido copiado del archivo PDF utilizando la opción "Pegar" o la combinación de teclas correspondiente.
4. Los datos de la tabla podrían aparecer en una única columna, sin separación adecuada entre las celdas. Para solucionar esto, selecciona la columna en la que se pegaron los datos.
5. Dirígete a la pestaña "Datos" en la barra de herramientas de Excel y busca la opción "Texto en columnas". Haz clic en ella para abrir el asistente "Texto en columnas".
6. En el asistente, selecciona "Delimitado" y haz clic en "Siguiente".
7. Ahora debes establecer los delimitadores que separan los datos en el archivo PDF original. Por lo general, estos delimitadores son espacios, tabulaciones o comas. Marca las casillas correspondientes y haz clic en "Siguiente".
8. En esta pantalla, puedes establecer el formato de datos para cada columna. Selecciona las columnas y elige el formato adecuado (general, texto, fecha, etc.). Una vez que hayas configurado todos los formatos, haz clic en "Finalizar".
9. Excel dividirá y organizará los datos copiados en columnas y filas separadas, según los delimitadores y formatos establecidos. Es posible que necesites realizar ajustes manuales en el tamaño de las columnas, las filas o el formato de las celdas para que coincida con el original.

Método 3: Tomar una captura de pantalla y utilizar la función "Texto de imagen a datos" de Excel (solo para Microsoft 365)

Si cuentas con una suscripción a Microsoft 365, puedes utilizar la función "Texto de imagen a datos" de Excel para extraer datos de una tabla en un archivo PDF a través de una captura de pantalla. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

1. Abre el archivo PDF en un visor de PDF y ubica la tabla que deseas convertir.
2. Realiza una captura de pantalla de la tabla. En Windows, puedes utilizar la herramienta "Recortes" o la combinación de teclas "Win+Shift+S". En macOS, utiliza la combinación de teclas "Cmd+Shift+4".
3. Abre Microsoft Excel y crea una nueva hoja de cálculo o abre una existente.
4. Haz clic en la celda donde deseas pegar la tabla y dirígete a la pestaña "Datos" en la barra de herramientas de Excel.
5. Busca y haz clic en la opción "Texto de imagen a datos" en el grupo "Obtener y transformar datos". Esto abrirá una ventana donde podrás pegar la captura de pantalla de la tabla.
6. Pega la captura de pantalla de la tabla en la ventana utilizando la opción "Pegar" o la combinación de teclas correspondiente.
7. Excel procesará la imagen y extraerá los datos de la tabla. Una vez que haya terminado, haz clic en "Insertar datos" para pegar la tabla en la hoja de cálculo.
8. Es posible que necesites realizar ajustes manuales en el tamaño de las columnas, las filas o el formato de las celdas para que coincida con el original.

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Es muy importante conocer las características y funciones de Excel más importantes para poder sacar el máximo partido a este programa.  No dejes de consultar las guías para aprender a utilizarlo como un profesional