Las carpetas en Gmail son una de las herramientas más llamativas que tiene para ofrecer este servicio, pues te permite realizar etiquetas específicas y determinar cuáles emails deben registrarse directamente en cada una de ellas. De esta manera podrás darles prioridad a los correos del trabajo o a los de tu familia, y llevar el orden de las notificaciones de tus redes sociales. Algo similar ocurre con las carpetas creadas en Virtualbox.
Al crear carpetas en Gmail tendrás mayor control de la información en tu bandeja de entrada en tiempo real. Si no sabes cómo hacerlo, en este artículo te daremos todas las claves para que puedas hacerlo sin problemas.
Pasos para crear carpetas en Gmail. Etiquetas, reglas y filtros
Hacer una nueva carpeta para organizar tus correos en Gmail es sumamente sencillo y rápido. A diferencia de otras funciones proporcionadas por programas de Google, esta herramienta no cuenta con una gran variedad de métodos para llevarse a cabo.
En unos pocos pasos tendrás tus emails organizados. Luego de tener las carpetas o etiquetas creadas, solo tienes que escoger el tipo de correos que deseas guardar, seleccionarlos buscando el nombre de la etiqueta y listo.
Cómo crear etiquetas (carpetas virtuales)
- Inicia sesión en tu cuenta de Gmail.
- En la columna izquierda, verás la lista de etiquetas existentes, como "Principal", "Social", "Promociones", etc.
- Desplázate hasta la parte inferior de esta lista y haz clic en "Más".
- Selecciona "Crear nueva etiqueta".
- Ingresa el nombre de la etiqueta y, opcionalmente, selecciona si deseas que la nueva etiqueta sea subetiqueta de alguna existente.
- Haz clic en "Crear".
Cómo crear reglas/filtros
- Haz clic en el ícono de ajustes (engranaje) en la esquina superior derecha de tu bandeja de entrada.
- Selecciona "Ver todas las configuraciones".
- Ve a la pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas".
- Desplázate hacia abajo y haz clic en "Crear un nuevo filtro".
- Ingresa los criterios que deseas usar para filtrar los correos. Esto podría ser la dirección de correo electrónico del remitente, palabras clave en el asunto o en el cuerpo del correo, entre otros.
- Haz clic en "Crear filtro".
- Ahora, puedes seleccionar las acciones que deseas que Gmail realice cuando un correo cumpla con los criterios especificados. Puedes aplicar etiquetas, marcar como leído, archivar, eliminar, etc.
- Si deseas aplicar una etiqueta que hayas creado anteriormente, selecciona la opción "Aplicar la etiqueta" y elige la etiqueta correspondiente en el menú desplegable.
- Configura otras opciones según tus preferencias y pincha en "Crear filtro"
Una vez que hayas creado etiquetas y filtros, Gmail automáticamente organizará los correos entrantes según las reglas que hayas establecido. Los correos que cumplan con los criterios definidos se etiquetarán y se mostrarán en la etiqueta correspondiente, lo que facilita la organización y el acceso a los mensajes relacionados.
Consejos para aprovechar las reglas o filtros en tus correos
Sacar el máximo partido a las reglas o filtros en Gmail implica optimizar la forma en que gestionas y organizas tu bandeja de entrada. Aquí hay algunas estrategias para aprovechar al máximo las reglas y filtros:
- Prioriza tus correos importantes: Crea reglas para identificar y destacar correos de remitentes clave o con palabras clave específicas en el asunto. Asigna etiquetas de "Importante" o "Urgente" a estos correos para asegurarte de que no se pierdan entre otros menos relevantes.
- Categorización eficiente: Utiliza reglas para categorizar automáticamente correos en carpetas (etiquetas) según su contenido. Por ejemplo, puedes tener reglas para correos de trabajo, personales, boletines informativos, redes sociales, etc.
- Automatiza la organización: Configura reglas para que los correos se archiven automáticamente después de que se les apliquen ciertas acciones, como marcar como leídos o aplicar etiquetas. Esto mantendrá tu bandeja de entrada más limpia y organizada.
- Filtra los correos no deseados: Utiliza filtros para enviar automáticamente correos no deseados o spam a la carpeta de spam. Esto reduce la cantidad de correos no deseados en tu bandeja de entrada principal.
- Destaca conversaciones clave: Si estás involucrado en proyectos o conversaciones específicas, configura filtros para marcar con una etiqueta especial los correos relacionados con esos temas. Esto facilitará su seguimiento.
- Resalta tareas pendientes: Crea filtros para identificar correos que contienen tareas pendientes o recordatorios. Asigna una etiqueta como "Tareas Pendientes" para que puedas abordarlas de manera más eficiente.
- Mantén un registro: Utiliza reglas y filtros para mantener un registro ordenado de tus recibos, confirmaciones de reserva, facturas, etc. Puedes aplicar etiquetas específicas a estos correos para acceder a ellos fácilmente cuando los necesites.
- Redirecciona y comparte información: Utiliza reglas para reenviar automáticamente correos específicos a otros miembros de tu equipo o a ciertas cuentas. Esto puede ser útil para compartir información relevante.
- Ignora ruido innecesario: Si recibes correos que no son urgentes pero te mantienen distraído, utiliza filtros para marcarlos automáticamente como leídos y archivarlos. Esto te permitirá centrarte en los correos más importantes.
- Actualiza y ajusta constantemente: A medida que evolucionan tus necesidades, revisa y ajusta tus reglas y filtros para garantizar que sigan siendo relevantes y efectivos.
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Mantener todos los e-mails agrupados según tus necesidades, gustos personales o prioridad, es muy importante, y la mejor forma de hacerlo es creando carpetas en Gmail. Se trata de una función bastante útil, especialmente si recibes correos con regularidad. ¡Anímate a crear tus etiquetas con los pasos que te hemos explicado!
